检查公司文件规章制度（精选八篇）。

在学习、工作、生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的公司文件管理制度（精选8篇），希望能够帮助到大家。

检查公司文件规章制度 篇1

行政办公用品管理制度

第一章总则

第一条目的

为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

第二章办公用品的分类

第三条行政办公物品的分类

行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。

2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

第三章行政办公物品的管理职责

第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

1、供应商选择及管理；

2、组织各部门行政物品管理程序监控；

3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。

第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的'办公设备等资产；

第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

第四章行政办公物品采购

第七条办公用品采购

1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门的年度预算执行台账。

3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

第八条办公类服务采购

办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

第九条办公资产采购

1、办公资产采购计划

各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

2、实施采购

行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

3、验收

行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

第五章办公物品的管理

第十条办公用品的配发

1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

1、资产调拨

部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

2、资产报废

由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

3、资产的租用、出租和外借

（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

4、办公资产的日常维护、维修

（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

检查公司文件规章制度 篇2

1.目的

防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。

2.适用范围

适用于公司各部门的日常工作。

3.职责

3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。

3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。

4.方法和过程控制

4.1公用设施的标识

4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识，标识牌挂(贴)在设备显眼部位。

4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。

4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。

4.1.4所有设备间出入门上应有机房重地，非请勿进的标识。

4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。

4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在库房门上贴严禁烟火的告示牌。

4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。

4.1.8在进天台的通道上应有天台重地，非请勿进的标识。

4.1.9变压器和高压环网柜上挂高压危险，请勿靠近告示牌。

4.1.10游泳池必须标明水的深度。

4.1.11天台显眼部位应挂贴高空抛物，手下留人等字样的警示牌。

4.2服务过程的标识

4.2.1高空作业时，在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有危险勿进，高空作业，注意安全等字样的告示牌。

4.2.2配电设备维修时，必须在开关上挂有人工作，禁止合闸的告示牌。

4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时，应在显眼部位放置小心地滑的告示牌。

4.2.4在公共场所刷油漆时，如果油漆未干而现场又无工作人员时，应在显眼位置放置油漆未干告示牌。

4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间，在显眼部位挂放暂停使用告示牌，清洁时挂放清洁中字样的标识。

4.2.6维修公共卫生间设施时，应放置维修中或停用字样的告示牌。

4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时，应在单元防盗门或明显位置悬挂此区域在清洁中字样的标识。

4.2.8对于其他有追溯性要求的'服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识，应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。

4.3标识的管理

4.3.1各部门自行制作的标识，必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式，所有ci手册所规范的标识，部门必须严格执行。

4.3.2各部门如需设置中英文对照标识，需将中文及译文内容报品质主管审批。

4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义，应及时更换、替补或撤消。

4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时，必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。

5.相关文件

《ci标识手册》

检查公司文件规章制度 篇3

一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

检查公司文件规章制度 篇4

一、收文

1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

4、各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

二、发文

1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

4、向上级单位呈报的.文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。

三、文件查询

1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

检查公司文件规章制度 篇5

第一条档案的定义与范围

档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第二条档案管理的原则

档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理，各部门除已移交总经理办公室的档案外，其它档案文件由部门自行保管，以便于及时利用，维护档案文件的完整与安全。

第三条档案管理的责任部门和责任人

公司总经理办公室为公司档案的主管部门，设专门的档案管理人员，负责管理公司的各类档案，做好登记、归类、保管、索引、提供利用，并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查；各部门设有资料管理员，负责本部门资料管理，并接受公司档案管理员的监督和检查。

第四条归档的范围

1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同)；

2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等；

3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度)；

4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；

5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等；

6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复；

7.财务、会计及其管理方面的文件材料，公司历年来的凭证、账本等；

8.公司法律事务管理方面的文件材料；

9.公司各项目的技术图纸等资料；

10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料；

11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体，如电子文本等)；

12.公司历年获奖资料。

第五条归档要求

整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷，未竣工工程资料整理成册)。

1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则，结合归档要求和文件内容进行归档。

2.在一个卷内(档案袋、盒)的`文件资料要有清晰的《卷内文件目录》，并且按项目、内容或文件形成时间，系统的排列。

3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存；

（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

5.全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档案号，然后逐卷登记，填写《案卷总目录》。

第六条过程管理

属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管，任何人不得据为已有。

第七条档案销毁规定

公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后，可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单，由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请，报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批，最后经总经理同意后，两人以上执行销毁程序，并在销毁清单上签字确认，公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定，销毁清单由公司档案员留存，以便备查。

部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时，可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请，部门经理审批同意后，两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存，以便备查。

第八条档案借阅

1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的，应事先填写档案借阅单，逐级审批，经总经理同意后方可借阅。

2.员工不得携带公司原件材料外出，确因工作需要外带时，需在填写档案借阅单时注明外带原因，待总经理审批同意后方可外带，用毕归还。

3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录，借阅人签字确认，并按时归还。

5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

第九条档案备份规定

公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案，须存有电子扫描文档，无法电子扫描文档的，必须做好备份。

第十条档案保管

1.公司档案员在接收文件资料存档时，必须认真验收，填写《文件资料移交登记表》，送档人和接档人均须签字确认，完成档案交接手续。

2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在资料柜内。

3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时，须注明原因，保存依据。

第十一条档案保密规定

公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定，违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

检查公司文件规章制度 篇6

一、适用范围

1、 企业营业执照，税务登记证，组织机构代码证等政府有关部门核发的各类证书原件

2、 对外签订的协议、合同、标书、承诺书、知识产权等法律文书的原件

3、 公司的公章、合同章、法人章、财务章等

二、 文件的保管

所有在适用范围内的文件资料物品最终由总经理室保管，存放至总经理室保险柜内；

三、 借用归还制度

1、 借用制度

需借用以上物品人员至内控填写借用申请单，内控主管审核过后交总经理室，总经理室核准，由总经理室从保险柜中取出申请人所需物品，物品给到内控（接收人签字，备注时间），内控给到申请人（接收人签字，备注时间）；归还时也遵循此步骤，接收人实行签名制。

2、 归还制度

所借物品需按期及时归还，如有逾期，将视实际情况给予警告、处罚。

3、 物品丢失

所借物品若有遗失，将由最后接收人全权承担其后果，公司有权要求该员工承担因此所造成的经济损失。

检查公司文件规章制度 篇7

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

6文件编号、标识与控制

6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

7文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2文件归档、发放、保管

7.2.1文件归档

(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

7.2.2文件发放

公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;

(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;

(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

7.2.3文件保管与借阅

(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

7.3文件的更改与回收作废

7.3.1文件更改

(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

7.4文件的作废与销毁

(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

7.5外来文件管理

7.5.1外来文件接收与归口

(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

文件密级发放、传阅范围

绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象

机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象

秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象

检查公司文件规章制度 篇8

一、总则

第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条、公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条、公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的'文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条、文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条、文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

2、各种专业例会记录。

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

4、有保存价值的客户资料及处理结果。

5、企业日志和大事记。

第十条、立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条、本制度解释权归行政部。

第十三条、本制度自公布之日起执行。